Bir sözleşmenin PDF olarak gönderilmesi, onun güvenli elektronik imzayla imzalandığını göstermez. İmzanın taranmış görüntüsü, ekrandaki onay kutusu ve nitelikli sertifikaya dayalı güvenli elektronik imza aynı yöntem değildir. Emlak işleminde önce hangi belgenin hangi amaçla düzenlendiğini, sonra imza yöntemini değerlendirmek gerekir.
Dosya biçimi ile imza yöntemini ayrı tanımlayın
PDF yalnızca bir dosya biçimidir. Kâğıtta imzalanıp taranmış sözleşmeyi elektronik imzalı asıl dosya diye adlandırmayın. İlk kayıtta belgenin adı, sürümü ve nasıl imzalandığı için ayrı alanlar açın. Örneğin taraflardan biri taranmış sayfa gönderirken diğeri imza doğrulama bilgisi bulunan elektronik dosya iletiyorsa iki yöntemi aynı tamamlandı kutusuna koymayın. Hangisinin asıl belge olduğu ve işlem için hangi biçimin istendiği açıklığa kavuşturulmalıdır. Bir ekranda imza resmi görünmesi teknik doğrulamanın yerini tutmaz.
Güvenli e-imzanın dayandığı sertifikayı kontrol edin
BTK, güvenli elektronik imzanın nitelikli elektronik sertifikayla oluşturulduğunu ve elle atılan imzayla eşdeğer hukukî etkisini açıklar. Üçüncü kişiler için sertifikanın nitelikli oluşu, geçerliliği, iptal durumu ve kullanım sınırlarının kontrolünü belirtir. Belgeyi size gönderen kişiden yalnız ekran görüntüsü değil, doğrulanabilir asıl elektronik dosyayı isteyin. Doğrulama sonucunu belgenin adıyla ilişkilendirin; uygulamanın verdiği uyarıyı görmezden gelerek imza geçerli etiketi üretmeyin. Teknik yorum gerektiren bir durumda sertifika sağlayıcısının açıklamasına başvurun.
E-imzayı tapu devrinin yerine koymayın
BTK açıklamasında kanunun resmî şekil veya özel merasime bağladığı işlemler için istisna bulunduğu anlatılır. Dolayısıyla evle ilgili her belgeyi uzaktan imzalayabilmek, taşınmaz mülkiyetini o dosyayla devretmek anlamına gelmez. Satış işlemi, ön görüşme formu, hizmet belgesi ve bir ekin teslim kaydı farklı amaçlar taşır. Yapılacak işlemin adını yetkili işlem merciine söyleyip gereken kanal ve şekli öğrenin. Bir internet platformunun imzalandı bildirimi, o merciin yapması gereken incelemenin tamamlandığını kanıtlamaz.
İmzalı dosyayı değiştirmeden saklayın
İmzadan sonra açıklama eklemek için dosyayı yeniden kaydetmek yerine notunuzu ayrı belgeye yazın. Size gelen elektronik aslı, eklerini ve varsa doğrulama raporunu aynı işlem klasöründe fakat ayrı dosyalar olarak tutun. Okuma kolaylığı için çıkarılan kopyaya kopya adını verin; yalnız çıktı alıp elektronik aslı silmeyin. Paylaşımda kimlik, imza ve hesap verilerini herkese açık bağlantıya koymayın. İmza aracı, şifre veya erişim bilgilerini başkasına devrederek onun sizin yerinize işlem yapmasını normal çalışma biçimi haline getirmeyin.
Son kontrolü belge ve işlem bazında yapın
Bir teslim tablosunda her dosyanın hangi tarafça gönderildiğini, tarihini, ek sayısını ve doğrulama durumunu gösterin. Doğrulama yapılamadı ile imza geçersiz sonucunu birbirine karıştırmayın; teknik eksiklik hakkında açıklama alın. Örneğin iki sürümün dosya adları benziyor fakat içerikleri farklıysa hangisinin imzalandığını bulmadan diğer sürümü son sözleşme saymayın. Dijital düzen kolaylığı tarafların temsil yetkisini, iradelerini veya sözleşme içeriğinin hukuka uygunluğunu kendiliğinden doğrulamaz. Açık kalan hukukî soruları somut belgeyle uzmana yöneltin.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kişiye özel hukukî, malî veya teknik değerlendirme değildir. İşleminize ilişkin güncel koşulları ilgili kurum ve uzmanlarla kontrol edin.
Hazırlayan: Bağcılar Emlakçısı